Nutzung von Besuchermanagementdaten für die Unternehmenssicherheit

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Besucher stellen eines der größten Risiken für eine Organisation oder ein Gebäude dar. Sicherheitsteams in verschiedenen Branchen müssen darauf vorbereitet sein, täglich mit einer großen Anzahl von Besuchern und VIPs umzugehen. Zusätzlich zum menschlichen Aspekt können Besuchermanagementsysteme Organisationen jeder Größe helfen, indem sie die Sicherheit erhöhen, die Effizienz verbessern und die Verantwortlichkeit erhöhen. Sie können auch nützliche Daten zur Verstärkung eines Sicherheitsprogramms liefern.

Viele Besuchermanagementsysteme bieten kontaktlose Check-in-Optionen wie QR-Codes und Gesichtserkennung. Die Systeme können Gastgeber über automatisierte E-Mails oder SMS benachrichtigen, wenn ein Besucher in einem Gebäude ankommt. Diese Funktion ermöglicht eine bessere Übersicht und verringert Sicherheitsrisiken in Situationen, in denen ein unmittelbarer Kontakt mit einer Person erforderlich ist. Es fügt einer Einrichtung eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem Besucher aufgefordert werden, einzuchecken, einen Ausweis vorzulegen und einen Besucherausweis zu erhalten, der sie als Besucher ausweist.

Besuchermanagementsysteme sammeln Daten zur Identifizierung der Besucher, wie z. B. ihren Namen, ihr Foto und ihre Kontaktinformationen. Diese Informationen können verwendet werden, um dem Sicherheitspersonal dabei zu helfen, verdächtige Personen schnell zu identifizieren und zu überprüfen.

Die Integration mit Zugangskontrollsystemen und Überwachungskameras kann Sicherheitsteams dabei helfen, Daten über die gesamte Sicherheitstechnologie hinweg zu vereinen. Das Zugangskontrollsystem kann so konfiguriert werden, dass der Zugang erst dann gestattet wird, wenn der Besucher durch das Besucherverwaltungssystem genehmigt und verifiziert wurde, wodurch das Risiko eines unbefugten Zugriffs verringert wird. Durch die Integration mit Überwachungskameras können Sicherheitsexperten Besucherbewegungen und -verhalten überwachen und so potenzielle Sicherheitsbedrohungen oder verdächtige Aktivitäten erkennen. Das Besuchermanagementsystem kann außerdem Alarme für das Sicherheitspersonal auslösen, wenn ein Besucher einen Sperrbereich betritt, was für eine zusätzliche Sicherheitsebene sorgt. Durch die Integration der Systeme können detaillierte Aufzeichnungen der Besucheraktivitäten bereitgestellt werden, einschließlich Ein- und Ausstiegszeiten und besuchter Bereiche. Diese Informationen können zur Untersuchung von Vorfällen oder zur Verfolgung der Bewegungen von Besuchern verwendet werden, die möglicherweise an Sicherheitsverstößen beteiligt waren.

Besuchermanagementsysteme helfen dabei, zu erkennen, welche Arten von Identitäten sich in einem Gebäude befinden, beispielsweise ein Auftragnehmer oder ein Gast eines Mitarbeiters. Durch das Verständnis des Besuchertyps können Sicherheitsteams besser verstehen, wer sich im Gebäude aufhält, warum sie sich im Gebäude aufhalten, wie oft sie sich zu welcher Tageszeit im Gebäude aufhalten.

Dieses Maß an Sicherheit und Zugriffsdaten kann Sicherheitsexperten dabei helfen, die Zugriffskontrolle proaktiv zu verwalten und Vorfälle zu verhindern. Mithilfe dieser Besucherverwaltungsdaten können die Zugriffsebenen für Besucher bestimmt werden. Durch die Beschränkung des Zugangs von Besuchern zu bestimmten Bereichen eines Gebäudes basierend auf dem Zweck, zu dem sie sich im Gebäude aufhalten, können Unternehmen die allgemeine Sicherheit verbessern, Risiken minimieren und unbefugten Zutritt oder Diebstahl verhindern.

Durch die Besucherverfolgung erfahren Sie, was und wann sich Besucher im Gebäude befinden, mit ihrem Besuch fertig sind oder noch warten. Angaben zu ihrem Aufenthaltsort liefern wichtige Informationen, wenn sich im Gebäude ein unerwartetes Ereignis ereignet, beispielsweise ein medizinischer Notfall oder ein Zwischenfall mit einer aktiven Schießerei.

Durch die Analyse von Besuchermanagementdaten können Stakeholder Muster oder Anomalien erkennen, die auf eine Sicherheitsverletzung oder andere Probleme hinweisen können. Indem ein Sicherheitsteam weiß, wer sich wie oft und wann in einem Gebäude aufhält, kann es Auffälligkeiten nachverfolgen, beispielsweise wenn es zu einer erhöhten Anzahl von Alarmen kommt, wenn sich ein Gast im Gebäude aufhält. Darüber hinaus kann die Analyse dazu beitragen, diese Bedenken durch ein verbessertes Protokoll auszuräumen, beispielsweise durch die Erhöhung der Anzahl des Sicherheitspersonals oder die Ausweitung der Sicherheitsabdeckung.

Besuchermanagementsysteme helfen Unternehmen dabei, relevante Vorschriften und Standards einzuhalten und Compliance-Anforderungen wie Datenschutzbestimmungen wie die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) und den California Consumer Privacy Act (CCPA) zu erfüllen, indem sie eine sichere und zentralisierte Möglichkeit zur Besucherverwaltung bieten Daten und stellen sicher, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf vertrauliche Informationen hat. Sie helfen auch bei der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, wie z. B. den OSHA-Vorschriften, indem sie Informationen über Besucher erfassen und sicherstellen, dass sie sich aller potenziellen Gefahren oder Sicherheitsverfahren bewusst sind, die sie während ihres Aufenthalts auf dem Gelände befolgen müssen.

Besuchermanagementsysteme können Organisationen dabei helfen, Sicherheitsvorschriften wie den Federal Information Security Management Act (FISMA) und den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) einzuhalten, indem sie eine sichere und überprüfbare Möglichkeit zur Verwaltung des Besucherzugangs zu sensiblen Bereichen bieten Information.

Abhängig von der Branche müssen Unternehmen möglicherweise verschiedene Vorschriften und Standards einhalten, beispielsweise HIPAA im Gesundheitswesen, Sarbanes-Oxley im Finanzwesen und ISO 27001 im Bereich Informationssicherheit. Besuchermanagementsysteme können Organisationen dabei helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem sie eine sichere und überprüfbare Möglichkeit bieten, den Besucherzugang zu verwalten und die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften sicherzustellen.

Die Voranmeldung der Besucher hilft bei der Ressourcen- und Logistikplanung, was an Tagen mit großem Besucherandrang wichtig ist. Restaurants vor Ort können an Tagen, an denen das 150-köpfige Verkaufsteam zu einer Konferenz in der Stadt ist, mehr Essen bestellen und mehr Personal beschäftigen.

Ein Dashboard zeigt die Besucheraktivität stundenweise an und Berichte liefern Daten zu allen Besucheraktivitäten. Besuchermanagementsysteme können Sicherheitsteams informieren, wenn sich mehr oder weniger Personen in einem Gebäude aufhalten als ursprünglich erwartet.

Organisationen können Unternehmensabläufe durchsetzen, indem sie Besucher dazu auffordern, Unternehmensrichtlinien oder Geheimhaltungsvereinbarungen zu bestätigen und zu unterzeichnen, bevor sie sich für ihren Besuch anmelden können. Einem Besucher, der auf der internen Beobachtungsliste steht, kann der Zutritt zum Gebäude verweigert werden, wodurch eine sicherere Umgebung geschaffen wird.

Die von Besuchermanagementsystemen bereitgestellten Metriken helfen Sicherheitsteams, proaktive und langfristige Entscheidungen zu treffen, die die Sicherheit einer Organisation kontinuierlich verbessern.

Wie bereits erwähnt, kann die Kenntnis der Besucherankunftszeiten dem Sicherheitspersonal dabei helfen, zu wissen, wann Besucher zu erwarten sind, und entsprechend planen zu können, was den Geschäftsbetrieb verbessert.

Die Kenntnis der Besucherdemografie wie Alter, Geschlecht und Beruf der Besucher kann dabei helfen, potenzielle Sicherheitsrisiken zu erkennen. Für ein Rockkonzert am Freitagabend sind andere Ansätze erforderlich als für ein großes Seminar über Krankenversicherung in einem kommerziell genutzten Auditorium an einem Dienstagnachmittag. Das Verständnis dafür, warum Besucher in die Einrichtung kommen, hilft dem Sicherheitspersonal, potenzielle Sicherheitsprobleme zu erkennen und die notwendigen Vorsichtsmaßnahmen zu treffen.

Durch die Verfolgung des Besucherverhaltens kann das Sicherheitspersonal verdächtige oder ungewöhnliche Aktivitäten erkennen und entsprechend reagieren. Dies wird dem Team helfen, in Zukunft besser zu funktionieren. Besuchermanagementsysteme können Feedback von Besuchern sammeln, das dem Sicherheitspersonal dabei helfen kann, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und etwaige Bedenken oder Probleme auszuräumen.